文档管理(高效管理文档的十种方法)

Posted 2023-05-27

篇首语：吾生也有涯，而知也无涯。本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理，主要介绍了文档管理(高效管理文档的十种方法)相关的知识，希望对你有一定的参考价值。

文档管理(高效管理文档的十种方法)

你是否经常被电脑里各种杂乱无章的文档搞得晕头转向？有效的管理好自己的各类文档，除了让你可以心情愉悦、高效查找所需文档外，还能大大提升工作效率。

文档管理的要点就是把有效的文件分门别类的进行整理，自己清楚掌握着各类文档。

以下就是十个关于文档管理的方法，以供参考：

1、不保存无效文档

切记不要保存所有文档，这种习惯不好。用一两分钟时间浏览文档内容，大致了解清楚后再进行保存，基本上可分3类情况进行处理：删除、保留、待定。可专门建立一个“待定文档文件夹”用于保存无法确定立刻删除的文档，这个文件夹也要定期整理，不要让里面的内容随着时间的流逝，逐渐推积成山。一般过了3到6个月都用不上或者还是没法确定的文档，基本上就可以进行删除了。有时候，电脑里存放了过多的零碎文档，调用起来影响效率，也会让你的电脑运行速度变慢。所以，无效的文档就应该及时删除，预留足够空间。

2、文件和文件夹统一命名

分门别类的对文档进行命名，比如，可以将你的文档内容分为“甲方”、“乙方”、“某某项目”等，文件夹的命名要根据自己的实际使用情况进行分类命名，以便自己后期的查找、区分、高效使用。

3、以类别统一存放文档

很多人喜欢根据文档的格式进行分类存放，比如把Word文档、Excel文档、PPT文档分类存放在一个文件夹里。这样存放相对分散，不利于后期的查找使用。还是应该根据项目的分类来进行存放。

4、按项目完成情况分开存放

日常中，我们可以把目前还没有完成的项目存放在电脑桌面，然后等项目完成以后，再转移到自己的分类文档进行存放，最后再定期（一般是一周或者两周）把一些不再使用的文档按类别进行存放。当然，如果你担心放在桌面不安全（系统崩馈的时候，桌面的东西一般就很难抢救；又或者电脑桌面容易被别人看到），你也可以在其他盘建立一个自己固定的文件夹来进行存放。又或者将桌面转移出系统盘。

5、切莫让文件夹装得太满

试想一下，一个文件里的文件多到满屏都显示不了，你还得滚动鼠标才能看得完整…….你的文件夹应该细分了。这时候，最好把文件夹再细分成若干子文件夹，可以按修订的时间排序，也可以按字母排序一下，后面查询、提取你想要的文档就方便多了。

还有一点需要注意，如果你的子文件夹数量少于五，那么你点开每层的文件夹去查找你需要的文件时间会节省很多。

6、安装一种文件管理软件

在你的电脑上安装一个简洁的文件管理小软件，通过桌面搜索引擎可以快速对所有文件进行搜索，也是一个高效管理文档的方法。尤其是你要找一些平时很难发现的文档的时候，特别好用。

7、定期备份文件档案

虽然定期备案文档，不那么好坚持，以及会占用你的存储器空间、消耗你的时间，特别是文档特别多、特别大的时候。但是定期备份文档这个工作却是非常的重要。所有经历过硬盘出错或者非人为错误导致数据丢失的人都懂得这个痛楚。不怕一万，只怕万一，古已有训。

8、按行动先后次序整理文档

学会运用一些更加深入的办法或技巧来制定你自己特有的文件管理系统，可以帮助到你厘清工作的优先级别，可以有效的提高你的工作效率，比如按日期时间来整理你的文档。

9、文件夹按日期命名

把文件夹按日期命名，或者在命名最后加上日期，这样做可以在你不用打开文件夹的情况下，就可以很好的知道哪一个文件是最新的，比如“国高项目申报2022.10.13”这个文件夹，你一看就知道是哪一年的申报材料，确实可以提高不少工作效率。

有的朋友也喜欢用版本号来区分各个不同时间段修改过的文件夹，比如“手机邮箱V1.0”和“手机邮箱V2.0”等等，这样的方法也可以帮助我们快速找出所需文件。

当然，如果是在共享文件夹里，就要注意一下公共文档的管理要求了，如果有人把文件弄混乱或者搞不见了，那真是一件很让人闹心的事情。这时候，我们除了要标明版本号之外，还要有发布的日期、修改人等等信息要求了。

10、使用“记事本”文件

还有一种比较独特的文档管理方法。我们可以新建十二个文件夹，对应到12个月份，每个月份文件夹里头，再新建三十个子文件夹。我们就可以把每天需要做得项目存放于对应日期的文件夹里。我们每天在开始工作的时候，就可以打开对应日期的文件夹，把它放在电脑桌面或者你熟悉的位置上，然后开展你的工作。完不成的事情，你根据自己的工作计划，看是移到明天，还是其他什么日期的文件夹里，等到了那天再进行处理，如此循环往复。这个方法或许可以有效整理你每天的工作，也是不错的日记本。

以上是十种文档管理的方法。找到适合自己的工作方法才是最重要的，任何人所述的方法都只能是参考。合适的方法很大程度上取决于你所从事的具体的行业、具体的工作要求。因此，没有任何一个方法是十全十美的，我们要根据自己的实际情况去制定适合自己的管理方法。

每次打开电脑看到的都是五花八门的系统桌面，想找一个文件往往需要浪费很多的时间，这样的做法确实会让我们的工作变得沮丧，久而久之，就会变成一种无形的压力，让人倍感喘息。通过一些行之有效的简便方法或者技巧，打造一个属于自己的文档管理体系，将让你的工作倍感有趣，也会有效的提高工作效率以及便于有效知识的日积月累。